証憑は元の費用と結び付けることで確認しやすくなります。依頼、金額、資料の対応表を簡潔にまとめてください。
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各依頼を請求書、プロジェクト、受取人に結び付けます。進捗管理にも同じ参照情報を用い、各金額の通貨を明記します。
請求書、承認済み指示、支払実行の証憑、受領確認があればそれを分けます。同じ状態を証明する資料として一括りにしないでください。
金額の差、関連費用、不足資料を記録し、未確認のまま完了扱いにしないようにします。各項目の確認担当者を決め、分かりやすい索引で保存します。
プロジェクトのご相談前に、関連する記録形式を使って資料や質問を整理できます。記入例で構成を確認し、空欄ファイルに必要な情報を入力してください。
以下は架空の内容を用いた記録形式の例です。お客様の案件や、稼働中の MML プラットフォームを示すものではありません。実際の納品物は合意した作業範囲によります。
| 案件番号 | 請求書番号 | 通貨 | 入手済みの記録 | 確認のメモ |
|---|---|---|---|---|
| PROJECT-DEMO-01 | INVOICE-DEMO-01 | EUR | 請求書参照の例 | 実際の支払いを示すものではありません |
| PROJECT-DEMO-01 | INVOICE-DEMO-01 | EUR | 処理記録参照の例 | 受取人の受領確認は別途管理 |
すべての番号は架空です。支払いの指示や実行は行われていません。処理の証憑と受取人の受領確認は異なる記録です。
編集可能な表計算用ファイルです。空欄テンプレートには列見出しと空白の行が1行含まれます。
