讓整套紀錄使用一致參考編號
透過統一編號連結帳單、專案及現有付款憑證，並記錄各項幣別與金額。一筆付款對應多份帳單，或一份帳單分批支付時，應清楚說明關係，不宜只依檔名判斷。
區分指示、處理紀錄與收款確認
付款請求與處理紀錄、收款方確認並不相同。應記錄每份資料實際能說明的狀態及其所列日期。需要收款方確認時，單獨追蹤該事項，不因已有螢幕截圖或付款指示，就把不確定狀態改為完成。
解釋差異，清楚完成交接
列出已知費用、幣別差異、修訂金額或待補確認，並附對應參考資訊。交接清單應簡要說明現有資料及待處理事項。只向預定接收人分享所需資訊，並遵循雙方約定的保存與處理安排。
各專案的服務範圍、可受理性、職責、費用及交付安排，均在開始工作前逐項確認。
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