先說明讀者與使用目的
列明來源語言、目標語言地區及預期讀者，說明內容將用於公開網站、產品文件、內部文件，還是其他約定用途。補充重要的語氣或風格要求。只有一種語言的名稱，通常不足以描述完整任務。
區分工作原始檔案與參考資料
列出原始檔案、格式與修訂日期，將待翻譯內容和僅供參考的文件分開。已有核准術語、品牌指南或已採用譯文時，可一併提供。原稿尚在更新的，應清楚標示，避免多個版本同時被視為目前版本。
約定交付與審校方式
說明期望交付格式、日期及分批優先順序，確認由誰回答原文問題、由誰審校譯文。提前列明排版、字數限制或發布要求。文件組合經過評估後，再確認最終範圍與時程。
各專案的服務範圍、可受理性、職責、費用及交付安排，均在開始工作前逐項確認。
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