产品发生变化时，手册、规格书与技术文件也需保持衔接。将型号、单位和原文修订版纳入语言项目需求。
清晰的需求有助于在制作前讨论范围。初次沟通不必备齐所有文件，但应明确受众、用途与工作源版本。
专利文件之间相互引用。整理完整且一致的源文件，有助于翻译时保留这些联系，也便于发现缺件或信息差异。
译文是否最新，取决于它对应的源文件。简单而明确的版本管理，有助于避免审校或发布错误文件。
各项目的服务范围、可受理性、职责、费用及交付安排，均在开展工作前逐项确认。
